E-Mail weiterleiten

Beschreibung

Leitet das aktuelle Dokument an einen anderen E-Mail-Empfänger weiter. Handelt es sich bei dem Ursprungsdokument bereits um eine E-Mail, so wird das Dokument im Original als E-Mail weitergeleitet. Andernfalls wird eine neue E-Mail generiert und das aktuelle Dokument als Anlage angehängt.
Bei der Weiterleitung kann der Empfänger auch aus einem vorher im Workflow ermittelten Feldwert übernommen werden. Die E-Mail kann zu Sicherungszwecken beim Versand parallel in einen Ordner gespeichert werden.

Funktionsweise

Allgemein

Trifft der Workflow auf den Rob “E-Mail weiterleiten”, so wird entweder eine neue E-Mail generiert und das Dokument als Anlage angehängt (bei Dokumenttypen, welche keinem E-Mail-Format entsprechen) oder die E-Mail wird direkt weitergeleitet. Dabei wird der angebbare SMTP-Server für den Versand verwendet. Die Absenderadresse kann angegeben werden – alternativ kann auch die Original-Absenderadresse im Falle eines E-Mail-Dokumentes verwendet werden. Dabei wird der E-Mail-Teil aus der Absenderangabe extrahiert.

Identifier-Wert

Für die Verwendung in einem E-Mail-Managementsystem kann ein Identifier-Wert aus einem Metafeld in die Betreffzeile hinzugefügt werden. Dieses wird in eckigen Klammern hinten an den Betreff angestellt. Bei Antworten ist eine eindeutige Zuordnung später über dieses Identifier-Feld sichergestellt.

Klassifizierung

In Workflows, in welchen die Klassifikationsgüte gesetzt wird, ist es unter Umständen notwendig, weitergeleitete E-Mails mit in die Messung einfließen zu lassen. Durch Setzen der entsprechenden Option kann die Klassifikation in der Statistik-Tabelle von CODING4 automatisch auf die ursprüngliche Klassifikation gesetzt und damit bestätigt werden.

Export

Soll ein weitergeleitetes Dokument explizit noch extra gesichert werden, so kann die Option “Dokument sichern” zugeschaltet werden. Unter Angabe eines Zielpfades wird dann ein Export des Dokumentes vorgenommen. Diese Option ist noch als Kompatibilitätsgründen vorhanden. Wir empfehlen einen entsprechenden Export-Rob an dieser Stelle hinter dem E-Mail-Transfer einzusetzen.

Workflow-Steuerung

Der Workflow kann optional unterbrochen werden, bis ein anzugebendes Feld “von außen” gesetzt wird. Damit kann eine Synchronität zwischen externen Systemen und dem CODING-Workflow bei der Weiterleitung der Mail erreicht werden (z.B. wenn eine Antwort oder eine Bearbeitung durch einen externen Mitarbeiter erforderlich ist).

Parameter

Kategorie Name Typ Beschreibung
Allgemein Absender Text Gibt die E-Mail-Adresse des Absenders an, welcher für die Weiterleitung der E-Mail verwendet werden soll. Die Absenderadresse muss vom SMTP-Server akzeptiert werden
Allgemein Empfänger Text Fest einzutragende E-Mail-Adresse des Empfängers der E-Mail
Allgemein Empfänger aus Feld Ja/Nein Gibt an, ob nicht die konstante “Empfänger”-Angabe verwendet, sondern der E-Mail-Emfpänger aus einem CODING-Metadatenfeld gelesen werden soll.
Allgemein Empfängerfeld Feldauswahl CODING-Metadatenfeld, in welchem der E-Mail-Empfänger für die Weiterleitung zu finden sein wird
Allgemein Absender korrigieren Ja/Nein Für den Fall, dass das Ursprungsdokument bereits eine E-Mail darstellt, kann die Ursprungs-E-Mal-Absenderadresse für den Versand verwendet werden. Dabei wird der reine E-Mail-Part aus der Absenderadresse geparst (also z.B. aus “streamBASE Support ” wird “support@streambase.de” extrahiert. Gelingt dies nicht, so wird der angegebene E-Mail-Absender verwendet. Handelt es sich beim Ursprungsdokument nicht um eine E-Mail, so wird generell der angegebene E-Mail-Absender verwendet und diese Option ignoriert.
Allgemein Identifier einfügen Ja/Nein Gibt an, ob an die Betreffzeile in eckige Klammern ein CODING-Metadatenfeldwert angehängt werden soll. Dieser Wert kann beim Einlesen von E-Mail in CODING4 extrahiert werden, um eine Zugehörigkeit herzustellen.
Allgemein Identifier-Feld Feldauswahl Angabe des CODING4-Metadatenfeldes, in welchem der Identifier für das Anhängen an den Betreff zu finden ist
Allgemein SMTP-Server Text E-Mail-Server, über welchen die E-Mail versendet werden soll. Der Server sollte für den CODING-Benutzer offengeschaltet sein
Klassifizierung Klassifikation schreiben Ja/Nein Gibt an, ob der oben beschriebene “Reclassified as”-Wert geschrieben werden soll, um das weitergeleitete Dokument in seiner Klassifikation zu bestätigen. Dies macht dann Sinn, wenn keine Rückmeldung von einem externen System erfolgen kann, da die E-Mail zur Weiterbearbeitung an externe Personen weitergeleitet wird.
Klassifizierung Klassifikations-Kontext Text Kontext, unter welchem die Klassifikation geschrieben werden soll
Export Dokument sichern Ja/Nein Gibt an, ob das Originaldokument in den unter “Sicherungspfad” angegebenen Ordner beim Versand gespeichert werden soll
Export Sicherungspfad Text (Pfad) Der Pfad, in welchem das Originaldokument abgelegt werden soll, wenn die Option “Dokument sichern” aktiviert ist
Workflow Wartet auf Rückmeldung Ja/Nein Gibt an, ob der Workflow für dieses Dokument unterbrochen werden soll, bis das unter “Flag-Feldname” angegebene Feld einen Wert aufweist. Damit können externe Systeme eine Bearbeitungs-Rückmeldung an CODING geben
Workflow Flag-Feldname Feldauswahl Name des CODING4-Metadatenfeldes, in welches ein Bearbeitungsvermerk von extern gesetzt werden kann

Anschlüsse

Connector_Ok Wird gewählt, wenn die Verarbeitung erfolgreich ausgeführt wurde
Connector_Fault Im Falle eines Ausführungsfehlers wird dieser Ausgang gewählt