Beschreibung
Leitet das aktuelle Dokument an einen anderen E-Mail-Empfänger weiter. Handelt es sich bei dem Ursprungsdokument bereits um eine E-Mail, so wird das Dokument im Original als E-Mail weitergeleitet. Andernfalls wird eine neue E-Mail generiert und das aktuelle Dokument als Anlage angehängt.
Bei der Weiterleitung kann der Empfänger auch aus einem vorher im Workflow ermittelten Feldwert übernommen werden. Die E-Mail kann zu Sicherungszwecken beim Versand parallel in einen Ordner gespeichert werden.
Funktionsweise
Allgemein
Trifft der Workflow auf den Rob “E-Mail weiterleiten”, so wird entweder eine neue E-Mail generiert und das Dokument als Anlage angehängt (bei Dokumenttypen, welche keinem E-Mail-Format entsprechen) oder die E-Mail wird direkt weitergeleitet. Dabei wird der angebbare SMTP-Server für den Versand verwendet. Die Absenderadresse kann angegeben werden – alternativ kann auch die Original-Absenderadresse im Falle eines E-Mail-Dokumentes verwendet werden. Dabei wird der E-Mail-Teil aus der Absenderangabe extrahiert.
Identifier-Wert
Für die Verwendung in einem E-Mail-Managementsystem kann ein Identifier-Wert aus einem Metafeld in die Betreffzeile hinzugefügt werden. Dieses wird in eckigen Klammern hinten an den Betreff angestellt. Bei Antworten ist eine eindeutige Zuordnung später über dieses Identifier-Feld sichergestellt.
Klassifizierung
In Workflows, in welchen die Klassifikationsgüte gesetzt wird, ist es unter Umständen notwendig, weitergeleitete E-Mails mit in die Messung einfließen zu lassen. Durch Setzen der entsprechenden Option kann die Klassifikation in der Statistik-Tabelle von CODING4 automatisch auf die ursprüngliche Klassifikation gesetzt und damit bestätigt werden.
Export
Soll ein weitergeleitetes Dokument explizit noch extra gesichert werden, so kann die Option “Dokument sichern” zugeschaltet werden. Unter Angabe eines Zielpfades wird dann ein Export des Dokumentes vorgenommen. Diese Option ist noch als Kompatibilitätsgründen vorhanden. Wir empfehlen einen entsprechenden Export-Rob an dieser Stelle hinter dem E-Mail-Transfer einzusetzen.
Workflow-Steuerung
Der Workflow kann optional unterbrochen werden, bis ein anzugebendes Feld “von außen” gesetzt wird. Damit kann eine Synchronität zwischen externen Systemen und dem CODING-Workflow bei der Weiterleitung der Mail erreicht werden (z.B. wenn eine Antwort oder eine Bearbeitung durch einen externen Mitarbeiter erforderlich ist).
Parameter
| Kategorie |
Name |
Typ |
Beschreibung |
| Allgemein |
Absender |
Text |
Gibt die E-Mail-Adresse des Absenders an, welcher für die Weiterleitung der E-Mail verwendet werden soll. Die Absenderadresse muss vom SMTP-Server akzeptiert werden |
| Allgemein |
Empfänger |
Text |
Fest einzutragende E-Mail-Adresse des Empfängers der E-Mail |
| Allgemein |
Empfänger aus Feld |
Ja/Nein |
Gibt an, ob nicht die konstante “Empfänger”-Angabe verwendet, sondern der E-Mail-Emfpänger aus einem CODING-Metadatenfeld gelesen werden soll. |
| Allgemein |
Empfängerfeld |
Feldauswahl |
CODING-Metadatenfeld, in welchem der E-Mail-Empfänger für die Weiterleitung zu finden sein wird |
| Allgemein |
Absender korrigieren |
Ja/Nein |
Für den Fall, dass das Ursprungsdokument bereits eine E-Mail darstellt, kann die Ursprungs-E-Mal-Absenderadresse für den Versand verwendet werden. Dabei wird der reine E-Mail-Part aus der Absenderadresse geparst (also z.B. aus “streamBASE Support ” wird “support@streambase.de” extrahiert. Gelingt dies nicht, so wird der angegebene E-Mail-Absender verwendet. Handelt es sich beim Ursprungsdokument nicht um eine E-Mail, so wird generell der angegebene E-Mail-Absender verwendet und diese Option ignoriert. |
| Allgemein |
Identifier einfügen |
Ja/Nein |
Gibt an, ob an die Betreffzeile in eckige Klammern ein CODING-Metadatenfeldwert angehängt werden soll. Dieser Wert kann beim Einlesen von E-Mail in CODING4 extrahiert werden, um eine Zugehörigkeit herzustellen. |
| Allgemein |
Identifier-Feld |
Feldauswahl |
Angabe des CODING4-Metadatenfeldes, in welchem der Identifier für das Anhängen an den Betreff zu finden ist |
| Allgemein |
SMTP-Server |
Text |
E-Mail-Server, über welchen die E-Mail versendet werden soll. Der Server sollte für den CODING-Benutzer offengeschaltet sein |
| Klassifizierung |
Klassifikation schreiben |
Ja/Nein |
Gibt an, ob der oben beschriebene “Reclassified as”-Wert geschrieben werden soll, um das weitergeleitete Dokument in seiner Klassifikation zu bestätigen. Dies macht dann Sinn, wenn keine Rückmeldung von einem externen System erfolgen kann, da die E-Mail zur Weiterbearbeitung an externe Personen weitergeleitet wird. |
| Klassifizierung |
Klassifikations-Kontext |
Text |
Kontext, unter welchem die Klassifikation geschrieben werden soll |
| Export |
Dokument sichern |
Ja/Nein |
Gibt an, ob das Originaldokument in den unter “Sicherungspfad” angegebenen Ordner beim Versand gespeichert werden soll |
| Export |
Sicherungspfad |
Text (Pfad) |
Der Pfad, in welchem das Originaldokument abgelegt werden soll, wenn die Option “Dokument sichern” aktiviert ist |
| Workflow |
Wartet auf Rückmeldung |
Ja/Nein |
Gibt an, ob der Workflow für dieses Dokument unterbrochen werden soll, bis das unter “Flag-Feldname” angegebene Feld einen Wert aufweist. Damit können externe Systeme eine Bearbeitungs-Rückmeldung an CODING geben |
| Workflow |
Flag-Feldname |
Feldauswahl |
Name des CODING4-Metadatenfeldes, in welches ein Bearbeitungsvermerk von extern gesetzt werden kann |
Anschlüsse
 |
Wird gewählt, wenn die Verarbeitung erfolgreich ausgeführt wurde |
 |
Im Falle eines Ausführungsfehlers wird dieser Ausgang gewählt |
