Anwendungsfall 6

Posteingangsbearbeitung im Versicherungskonzern

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Das Eingangsdokumentgut von Versicherungen ist geprägt von einem hohen Formularanteil und einer großen Menge halbstrukturierter Dokumente wie Abrechnungen, Rezepte etc. Viele der Eingangsdokumente stellen Rückläufer zu selbst versandten Formularen dar. Eine automatische Verteilung/Klassifierung der Dokumente und die Extraktion der Dokumentinhalte spart nicht nur enorm Zeit, es spart vor allem viel Geld, das nützlicher eingesetzt werden kann.
Dezentrale Poststellen sind wünschenswert, um die Nähe der Versicherung zu seinen Versicherungsnehmern zu demonstrieren. Schnelle Bearbeitung und ein mediengleicher Response sorgen für den notwendigen souveränen Eindruck.

Die Eingangsdokumente sollten also idealerweise in der eingehenden Niederlassung gescannt über das interne Netzwerk zur Verfügung gestellt werden. Zunächst gilt es also, die Dokumente inhaltlich zu trennen, um sie geeigneten Subworkflows zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung stellen zu können. Eine zentrale Rolle bildet dabei die Erkennung von strukturierten Formularen. Diese können über geeignete Aktionen zum FormReader-Dienst gereicht werden. Diese wendet Formulardefinitionen auf die erkannten Belege an und gibt die Feldinformationen an den Dokumentworkflow zur Validierung zurück. Die Korrektur der Felder geschieht dann im MailView DataEntry. Die Formulardaten und ihre zugehörigen Dokumente können mittels Transaktionsbeschreibungen in Datendateien oder per Webservice direkt an die Zielsysteme übertragen werden.

Parallel dazu werden unstrukturierte Dokumente mittels Volltext-OCR ausgelesen. Die unterschiedlichen Lernstufen der Klassifizierer sorgen dafür, dass weitestgehend vollständig die zu bearbeitende Fachabteilung ermittelt werden kann. Die Dokumente werden dann den entsprechenden Gruppenpostfächern im CODING-MailView Mail zur Bearbeitung und Archivierung überstellt.

Vorher wird jedoch über eine entsprechende Aktion abhängig von der Klassifikation des Dokumentes die hauseigene Ausgangs-Printstraße über einen angepassten Datensatz angebunden. Der Datensatz enthält Informationen zum Posteingang des Originaldokumentes, der Klassifikation und – falls vorhanden – Informationen zum Versicherten. Aus diesem Datensatz kann dann ein automatisiertes Antwortschreiben „vorab“ generiert und versandt werden.