Datenerfassung beim Scandienstleister

Für seinen Auftraggeber aus dem Speditionsumfeld richtet sich ein Erfassungsbüro CODING4 derart ein, dass er Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen automatisch klassifizieren und inhaltlich erfassen kann. Da einige der Quellordner bereits gut vorsortiert waren, entschließt er sich, drei kleine Referenzstapel für die jeweiligen Typen zu bilden, diese einzuscannen und das CODING4 damit auf die unterschiedlichen Dokumenttypen durch die Anlage eines Codeplans anzutrainieren. Er hätte genauso gut unbekannt einscannen und über das System nachträglich anlernen können.

Schnell ist der Workflow definiert, der die Dokumente in unterschiedliche Warteschlangen für das MailView einreiht. Hier werden die entsprechenden Felder für die Eingabe der Kopfdaten vorbereitet.

Nach einigen hundert Dokumenten und einem gewissen Gefühl für die Güte des Beleggutes entschließt sich der Dienstleister, den Automatisierungsgrad durch die Anlage sogenannter Templates weiter zu steigern. Templates sind grafisch zu gestaltende Definitionen für halbstrukturiertes Beleggut und eigenen sich hervorragend, die Kopfdaten weitestgehend automatisch ausfindig zu machen.

Die wohldefinierten Validierungsregeln sorgen dafür, dass nur unrichtig gelesene Daten zur Nachbearbeitung im CODING-MailView landen. Die entsprechenden Aktionen für den Workflow sind beim Template-Designer dabei.