Allgemeiner Posteingang – weg vom Papier

Eine klassische Anwendung von CODING4 ist die Verarbeitung und mittelfristige Archivierung von Eingangsdokumenten aller Arten im zentralen Posteingang. Ausgehend davon, dass die Bearbeitung von Post und der interne Durchlauf von Dokumenten in einem Unternehmen eine kostspielige Angelegenheit ist, lohnt sich der Schritt zum zentralen Scanning auf jeden Fall. Zur Brieföffnung in der zentralen Poststelle kommt lediglich das Einscannen der Dokumente.

Die automatisierten Klassifikationsalgorithmen von CODING4 sorgen für die Erstellung eines Routing-Weges. Dabei kann in beliebig vielen Detailstufen klassifiziert werden. Denkbar wäre z.B. zunächst die Klassifikation nach der Abteilung (z.B. Einkauf, Vertrieb, Finanzbuchhaltung etc.). Danach nach dem eigentlichen Vorgang (z.B. KFZ-Steuerbescheid, Eingangsrechnung-IT etc.). Auf Basis dieser Mehrstufigkeit kann die Empfängerzuweisung u.U. sehr detailliert geschehen.

Das Workflow-Modul des CODING4- leitet das Dokument in den MailView-Eingangs-Container einer bestimmten Person oder der Zielabteilung weiter. Innerhalb der MailView-Anwendung hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, die Dokumente in einer eigenen Ordner- und Prozessstruktur zu verwalten und mit anderen Kollegen zu teilen. Zusatzinformationen und Klassifikationen können beliebig ergänzt werden. Freigabeprozesse und Feldeingaben sind ebenfalls Bestandteil des MailView-Systems. Auf dieser Weise bleiben die Dokumente auf einem zentralen Datenspeicher – sie können jedoch von überall her eingesehen werden.

Der Unternehmenssteuerung steht plötzlich ein Vielfaches an Information zur Verfügung. Oder wer weiß schon, wie viele Werbebriefe monatlich ins Unternehmen kommen, ohne dass sie auf Interesse stoßen?